Ajankäyttö-oppia ilmaiseksi

Helsingin yliopiston alumniyhdistyksen jäsenyys antaa tiettyjä etuja ja elämyksiä, muun muassa pääsyn seuraamaan videon välityksellä vuosittaista Nordic Business Forumia. Vuonna 2018 siellä esiintyi Yhdysvaltain entinen presidentti Barack Obama, ja häntä kuuntelemaan ja katselemaan pääsy ei onnistunutkaan vain sisään kävelemällä, vaan ovella tsekattiin, että siihen oli oikeus. Viime vuonna vetonauloina ovat Applen perustajiin kuulunut Steve Wozniak ja näyttelijä George Clooney. Ilmoittauduin näihinkin, vaikka yliopiston Tiedekulman aulaan tullessa ilmeni, että sisälle saattoi astella kuka tahansa, olipa alumnus tai ei. Mutta asiaan.

Arvelin Wozniakin vetävän niin paljon väkeä, että kannattaa tulla paikalle jo edellistä esiintyjää kuuntelemaan. Sattumalta se kannattikin, sillä hän oli amerikkalainen tietokirjailija ja ties mitä kaikkea muuta osaava, sujuva esiintyjä Daniel H. Pink, joka on viimeksi kirjoittanut kirjan ”täydellisestä ajoituksesta”. Se ei ollut ihan sitä mitä ensimmäiseksi etukäteen tuli mieleen, vaan aiheena oli se, mitkä vuorokaudenajat ovat vireystilan ja mielialan valossa parhaat ja mitkä pahimmat. Osoittautui – siis tutkimus on osoittanut – että käyrä kulkee näin: aamusta alkaen vireystila ja mieliala nousevat kunnes alkavat laskea niin, että alkuillasta (noin klo 17–19) ne ovat alimmillaan ja nousevat sitten yötä kohden uudelleen. Keskittymiskyky tosin ei illalla niinkään nouse, mieliala selvemmin. Aamu- ja iltavirkkujen käyrät erovat jonkin verran.

Niinpä Pinkin neuvo oli seuraava: tee (tai teetä) keskittymistä ja analyyttista ajattelua vaativat tehtävät aamusta, rutiinihommat iltapäivällä ja oivaltamista vaativat iltapuoleen. Tämä rytmi pitäisi ottaa myös huomioon tiimitasolla, kun järjestetään kokoontumisia eri tarkoitusperillä; nykyisin missään ei näin tehdä, vaan kokoontumisten ajankohdat määrää yksinomaan se, milloin kenelläkin on aikaa.

Ja vielä pikantti – ellei suorastaan kamala – yksittäistieto: terveydenhuollossa tehdään selvästi huonompaa jälkeä iltapäivisin kuin aamuisin, jopa reseptien kirjoittamisessa ja kirurgiassa. Jos vain suinkin voit, mene siis lääkäriin tai sairaalaan aamulla! Jo aikaisemmin olin muualta oppinut, että ei tämä kylläkään terveydenhoitoon rajoitu: esimerkiksi opettajien antamat koearvosanat ja tuomareiden lukemat tuomiot noudattavat vuorokausirytmiä (monien muiden harhaisuuksien ohella), mikä on aika lailla hälyttävää.

Kuunnellessani Pinkin äärimmäisen hiottua ja sujuvaa esiintymistä, jossa olisi jo sinällään mallia seurattavaksi, vaikka ei asiasta välittäisikään, palasi mieleeni kauan sitten saamani oppi ajankäytön tehostamisesta työpaikalla. Täydentelin saamaani oppia itse vuosien mittaan niin, että sain aikaan listan konsteista, joilla aikansa saa riittämään paremmin. Oppeja oli kyllä helpompi keksiä kuin noudattaa, vaikka ne omiakin olivat.

Nyt kun kiire ei enää paina, enkä oppejani myydyksikään taida saada, teen yhteisöllisen teon ja jaan listan lukijoideni iloksi ja ojennukseksi. Kaikki kohdat eivät varmaan sovi kaikille, mutta jokaiselle sopii jokin kohta, siitä olen varma, vaikka listan kokoamisen aikaan ei vielä älypuhelimien ja somen turmiollisesta vaikutuksesta keskittymis- ja ajattelukykyihin mitään tiedettykään. Tällainen se lista on:

Valmistelu ja organisointi

– pidä työpöytäsi järjestyksessä (ja käsiarkisto piene­nä),

– seuraa ajan kulumista,

– vietä aamulla 5 minuuttia sihteerisi kanssa päivän ohjel­mas­tasi (jos ei ole sihteeriä, laadi lista itse ja valitse siitä tehtävät, jotka teet tänään),

– pane sihteerisi lajittelemaan postisi kiireellisiin ja myöhemmin hoidetta­viin, tärkeisiin ja vähemmän tärkei­siin (jos ei ole sihteeriä, tee se itse ennen kuin alat hoitaa asioita),

– tee kukin tehtävä kerrallaan alusta loppuun,

– delegoi kaikki työt, joita et välttämättä tarvit­se suorit­taa itse,

– älä ota vastaan töitä jotka eivät sinulle kuulu,

– aseta itsellesi ja anna muille realistiset määräajat (älä lupaa määräaikaa ellet ole varma kuinka kauan tehtävän suorittaminen kestää),

– järjestä aikatauluusi rauhoitettua miettimisai­kaa (tarpeen vaatiessa sulje toimistosi ovi, jos toimistossasi ovi on),

– käytä sidottu odotteluaika (lentokentät, junat, vas­taanottohuo­neet jne.) tehokkaasti.

Keskeytykset

– määrittele itsellesi kuka voi päästä aina puheillesi,

– kysy heti alkuun, mitä asiaa (sen voi toki tehdä kohteliaasti…),

– jos haluat päästä jostakusta nopeasti eroon, nouse seisomaan kun hän tulee sisään,

– ehdota tapaamista myöhemmin,

– mene asianomaisen huoneeseen (tai muuten vain luokse, jos ei ole omia huoneita); silloin voit itse määrä­tä kuinka kauan tapaami­nen kestää,

– istu pöydän reunalle (oman pöytäsi!),

– pane toimistosi seinälle selvästi näkyvä kello (kun tuijotat sitä, ihmiset tajuavat että on aika häipyä),

– jätä jutustelu kaljalla tehtäväksi.

Kokoukset (puheenjohtajana/kutsujana/osanottajana)

– valmistele agenda, lähetä kutsut ajoissa, ole itse ajoissa paikalla,

– valmistele itsellesi etukäteen joka asiasta tulos, johon haluat päästä,

– älä ota vastaan keskeytyksiä (puhelut, sisään kurkki­jat jne.),

– jos tulee väistämätön keskeytys, ilmoita kuinka kauan aikaa menee (puheenjoh­tajana); poistu kokoustilasta tekemään muu työ (osanottajana).

Puhelut

– (jos sinulla on sihteeri) salli vain tärkeiden ja kiireellisten tulla läpi (vrt. puheille pääsijöiden lista),

– valmistele puhelun aikana käsiteltävät asiat (lista pape­rille),

– ota puhelut yhdellä kertaa, mieluummin loppupuolella päivää (elleivät ole ehdottoman kiireellisiä), silloin puhekumppa­ni ei niin paljon lavertele,

– mene heti asiaan,

– tarkkaile puheluun kuluvaa aikaa.

Ja vielä post scriptum: kännykät ja tabletit, läppärit ja muut sellaiset olivat vielä keksimättä kun tämä lista luotiin. Pahin maisemakonttorihullutus oli takanapäin; nythän se on taas päällä. Osa keinoista soveltuu varmaan niidenkin aiheuttamien häiriöiden eliminointiin, mutta eivät kaikki. Jätän työelämässä vielä olevien huoleksi keksiä, mitä muuta on tehtävissä, jos enää ylipäätään mitään.

Ilmoita asiaton viesti

Kiitos!

Ilmoitus asiattomasta sisällöstä on vastaanotettu