Apulaistietosuojavaltuutetun merkittävä tuore 30.8.2024 antama päätös rekisteröidyn ”tarkastusoikeuden” käytöstä (TSV/91/2020)

Suomessa rekisteröidyt tarvitsevat pikaisesti helpotusta omien yksityisten henkilö-, työttömyys-, potilas-, hoito-, tutkimustietojensa välittämiseen eri työttömyys-, terveys-, hallinto- ja oikeusviranomaisten välillä.

—

• Rekisteröidyt tarvitsevat pikaisesti kaikkia eri rekisterinpitäjiä velvoittavan sähköisen/paperisen standardoidun valtuutuslomakkeen omien yksityisten tietojensa siirtämiseksi toiselle viranomaiselle tai muulle merkittävää julkista valtaa käyttävälle toimijataholle omassa asiassaan ja oman sähköisellä/paperisella valtakirjalla antamansa pyyntönsä mukaisena.

• Rekisteröidyillä tulisi olla tämä omien tietojensa siirto-oikeus viranomaiselta toiselle erityisesti silloin, kun niiden valitus-, oikaisuvaatimus- ja kantelumenettelyissä jo toimitettuja tietoja tarvitaan myös toisella viranomaisella samaan aikaan tai perättäisinä. Rekisteröity ei voi aina uudelleen kerätä koko aikaisempaa – usein todella pitkältä ajalta kertynyttä – asiakirjamateriaalia jokaiselle asiaa käsittelevälle taholle uudelleen ja erikseen.

• Rekisteröidyllä omien tietojen siirto-oikeuden viranomaiselta toiselle tulisi koskea myös Potilasvakuutuskeskusta ja Liikenne- ja potilasvahinkolautakuntaa, vakuutus- ja eläkeyhtiöitä ym. niiden käsittelemissä liikenne-, raideliikenne-, hoitovirhe-, potilas-. laite- ja lääkevahinkopotilaita koskevissa – ja usein ilmeisen kohtuuttoman pitkiksi venyneissä – muutoksenhaku- ja oikaisuvaatimuskäsittelyissä kaikkien asianosaisella olevien yhtäaikaisten/perättäisten käsittelyiden jouduttamiseksi; ja tehdä se ns. haavoittuvassa asemassa olevan yhdenvertaisuuden lisäämiseksi suhteessa ”normaali”väestöön ja ko. rekisteröidyn sitä erityisesti omassa asiassaan tarvitsemanaan kohtuullistamistoimena vaatiessaan.

—

Asia: Henkilötietojen tarkastuspyynnön toteuttaminen, tarkastusoikeuden käyttö asiamiehen välityksellä 

—

(ylitarkastaja Niina Miettinen niina.miettinen@om.fi)

– – Tietosuojavaltuutettu on henkilötietolain (523/1999) aikaisessa ratkaisukäytännössään todennut, että henkilötietojen tarkastusoikeus on korostetun henkilökohtainen oikeus ja että tarkastuspyyntöä ei voi tehdä asianajajan tai muun asiamiehen välityksellä, vaan se on tehtävä itse henkilökohtaisesti. Asiassa on huomioitava, että yleistä tietosuoja-asetusta on ryhdytty soveltamaan 25.5.2018.

Tietosuojavaltuutetun aiempi kannanotto on yleisen tietosuoja-asetuksen johdosta kumotun henkilötietolain ajalta.

Yleinen tietosuoja-asetus ei estä asiamiehen käyttämistä tietojen tarkastusoikeusasiassa eli esimerkiksi henkilötietojen tarkastusoikeutta koskevaan pyyntöön liittyvien asiakirjajäljennösten vastaanottamisessa. Vireillesaattajan pyyntöä ei siten ole tullut yksinomaan tällä perusteella torjua.

Euroopan tietosuojaneuvosto on todennut yleisen tietosuoja-asetuksen tarkastusoikeussääntelyn soveltamisen osalta vastaavasti seuraavaa: ”Vaikka rekisteröidyt voivat yleensä käyttää tiedonsaantioikeutta itseään koskevissa asioissa, on mahdollista, että kolmas osapuoli esittää pyynnön rekisteröidyn puolesta. […] [Em. linkki oma lisäys ja muut tekstin tummennukset].

Tällöin olisi otettava huomioon laillista edustamista (esimerkiksi valtakirjoja) koskevat kansalliset lait, joissa voi olla erityisiä vaatimuksia, jotka koskevat valtuutuksen osoittamista pyynnön esittämiseen rekisteröidyn puolesta, sillä yleisessä tietosuoja-asetuksessa ei säännellä tätä kysymystä”.5

Apulaistietosuojavaltuutettu määrää rekisterinpitäjän [tässä ko. tapauksessa rekisterinpitäjänä Verohallinto] saattamaan käsittelytoimet yleisen tietosuoja-asetuksen säännösten mukaisiksi myös tämän menettelytavan osalta. – –

Lähde