Poliisin tietojärjestelmähanke kiville – ostamisen vaikeus

Tietoviikko kertoi tänään kuinka Poliisi on jo maksanut miljoonan CGI:lle tietojärjestelmähankkeesta, mutta on päätynyt myöhemmin purkamaan sopimuksen. Kyseessä on Poliisin aselupia hallinnoimaan tarkoitetun tietojärjestelmän rakentaminen.

Alunperin järjestelmä oli tarkoitus ottaa käyttöön vuonna 2018, mutta nyt arvio siirrettiin ensi tähän vuoteen ja nyt jo kevääseen 2024.

Hankkeeseen on kulutettu laskematta viivystyksen aiheuttamia sivukuluja 2,4 miljoonaa euroa ja arvio lopullisista kuluista ilman ylläpitoa on 9,5 miljoonaa euroa. Vuosittaisen ylläpidon arvellaan vaativan 1-2 miljoonaa euroa.

Tietoturvavaatimuksien täytyy eittämättä olla kovia varsinkin, kun tavoitteena on mahdollistaa aselupien hakeminen myös verkossa. Kuitenkin tuo kuulostaa melko kalliilta?

Määrittelyn ja ostamisen vaikeus

KSML:lle Poliisihallituksen tietohallintopäällikkö Janne Suuriniemi on todennut seuraavaa:

Päätetyn toimitussopimuksen perusteella ei ollut edellytyksiä saada lainsäädännön mukaista ja käyttäjien tarpeita vastaavaa kokonaisuutta valmiiksi sovitussa aikataulussa.

Julkinen hankinalainsäädäntöhän on varsin hankala ja tarjouspyynnössä pitäisi pystyä tarkasti määrittelemään, mitä halutaan. Perushaaste on kuitenkin myös yrityksille sama.

Jos myöhemmin paljastuu, että vaatimusmäärittelyssä on aukkoja, niin se aiheuttaa usein merkittäviä lisäkustannuksia. Varsinaisen myytävän projektin lisäksi toimittaja voi arvioida saavansa merkittäviä tuloja tarvittavista muutospyynnöistä. Se voi jopa myydä projektin alemmalla hinnalla siksi, että jo vaatimusmäärittelyn taso paljastaa merkittäviä muutostarpeita.

Itse en tätä hankintaa enkä sen yksityiskohtia tunne, joten en tarkkaan voi tietää, mistä kaikesta on ollut kyse päädyttäessä toimitussopimuksen irtisanomiseen. Uusi kilpailutus lienee tulossa ja edellisestä on varmaan opittu.

Ammattitaitoisen ostamisen ja määrittelyn vaikeus

Joskus 2000-luvun alussa ulkoistaminen tietojärjestelmien osalta lähti oikein kunnolla vauhtiin. Se ei ollut enää yritysten ”ydinosaamista” ja myöhemmin julkinen sektori seurasi perässä.

Alkuun säilytettiin vielä jonkinmoinen määrä osaajia yrityksessä, mutta myöhemmin yt-kierroksissa sekin väheni. Ostettiinhan palvelut ulkoa, joten mitä me näillä tehdään?

Tällöin syntyi erilaisia palveluiden ostoon keskittyneitä yksiköitä tai osastoja. Niiden henkilöillä oli vahva osaaminen sopimuksista ja kilpailuttamisesta.

Merkittäväksi ongelmaksi tämän jälkeen on kuitenkin muodostunut varsinaisen sisällön määrittely – mitkä ovat tarkkaan ottaen järjestelmän vaatimukset ja kuinka sen pitäisi toimia?

Väitän että sekä yritykset että julkinen sektori hukkaavat merkittäviä määriä rahaa siitä syystä, että tätä tehdään huonosti. Yhä useammin vaatimusmäärittelyäkin tekemään ostetaan konsultointia ja aika usein myös varsinainen toimitussopimus päätyy määrittelyn tehneelle taholle. On helppoa painottaa niitä tarpeita, jotka osuvat oman yrityksen tarjoamaan.

Olen 2000-luvun vaihteessa nähnyt suuren tietojärjestelmäprojektin, jossa muokattiin suurta valmistuotteeseen perustuvaa CRM-järjestelmää niin paljon, että sitä ei voitu enää lainkaan päivittää uuteen parempaan versioon. Näin ei käynyt millekään muulle vastaavan tuotteen käyttäjäyritykselle maailmassa. Oman osaamisen puuttuessa konsultit kävivät kyselemässä myyjiltä ja markkinoinnista tarpeita ilman valvontaa ja niitähän riitti. Eihän järjestelmän toteuttavalla konsulttiyrityksellä ole intressiä karsia vaatimuksia. Kaikki ominaisuudet olivat tärkeitä ja ne piti saada. Kun haastatteluissa ei edes ollut konsulttien mukana yrityksen omaa tietohallintoa, niin vaatimusten arvottaminen oli lähes mahdotonta.

Tietojärjestelmähankkeiden ostaminen on erittäin vaativaa. Pelkkä ostojen ja hankintojen asiantuntemus ei riitä. Yrityksillä sekä julkisilla toimijoilla pitää olla myös sisältöosaamista, jotta saadaan mitä halutaan sillä hinnalla, mikä on sovittu.

NikoKaistakorpi

22.2.2020 Blogitauolla toistaiseksi etsimässä motivaatiota ja miettimässä muita mahdollisia tapoja vaikuttaa. Palailen jos ja kun siltä taas tuntuu. Oikeudenmukaisuuden toteutumisen puolesta kirjoittava yhteiskunnan asioista kiinnostunut mies. Työurani olen tehnyt yritysmaailmassa erityisesti tuotekehitystiimien vetäjänä ja asiantuntijana. Mielipiteitäni politiikasta ja muusta ilmaisen kirjoittamalla täällä - yritysmaailmassa kohdatessamme en puhu politiikasta vaan pidän nämä erillään.

Ilmoita asiaton viesti

Kiitos!

Ilmoitus asiattomasta sisällöstä on vastaanotettu